1. Valeurs autorisées

Le but des valeurs autorisées est de vous permettre de définir des choix de valeurs pour des champs utilises à travers les interfaces de Koha.

Vous pourriez utiliser une valeur autorisée pour définir les différents niveaux scolaires pour vos documents et associer cette catégorie (Niveau) de valeurs autorisées à la zone 521$a (Note sur le public cible) de votre grille de catalogage. Lors du catalogage de vos documents, au lieu d’avoir à saisir manuellement le niveau, vous obtiendriez la liste des valeurs autorisées de la catégorie Niveau.

D’autres interfaces utilisent les valeurs autorisées dans Koha. C’est le cas des catégories Bsort1 et Bsort2 qui contiennent les valeurs possibles pour les champs Critère 1 et Critère 2 lors de la saisie d’un usager (le B signifie Borrower, terme anglais équivalent à usager) ou encore la catégorie SUGGEST qui représente les raisons d’acceptation et de refus des suggestions faites par vos usagers.

Exemple de la valeur autorisée LOC (localisation dans l’exemplaire)

loc

Voici l’interface de création des valeurs autorisées.

valeurauto

Pour voir les valeurs existantes dans une catégorie, simplement choisir cette catégorie dans le menu déroulant Afficher la catégorie

1.1 Création d’une catégorie

Pour ajouter une nouvelle catégorie, cliquer sur le bouton Ajouter catégorie.

valeurauto1

À la création d’une catégorie, vous devrez créer également une première valeur possible pour cette catégorie.

Le champ Catégorie est une chaine de 16 caractères qui doit représenter, de façon unique, votre catégorie.

Le champ Valeur autorisée est une chaine de 80 caractères qui représente la valeur que prendra la valeur autorisée dans la base de données de Koha.

Le champ Description contient le texte représentant la valeur autorisée dans les différentes interfaces de Koha, au niveau de l’intranet.

Le champ Description (OPAC) est le texte affiché pour la valeur autorisée dans le catalogue.

Vous pouvez également choisir à quel site s’applique la valeur autorisée.

Finalement, vous pouvez choisir une image qui affichera la valeur de façon visuelle.

Dans l’exemple concernant les niveaux (ou public cible) à qui s’adresse un document, vous pourriez avoir les valeurs suivantes :

 

Catégorie : NIVEAUX

Valeur autorisée : 001

Description : 1re année

Description (OPAC) : 1re année

 

Vous pouvez par la suite cliquer sur Enregistrer pour créer votre catégorie et sa première valeur.

valeurauto2

Consulter l’article Associer une valeur autorisée à un champ Marc pour connaître la façon d’assigner vos catégories de valeurs autorisées à une zone MARC.

 

1.2 Ajout d’une valeur autorisée

 

Lorsque vous êtes dans l’interface de gestion des valeurs autorisées, vous pouvez choisir dans le menu déroulant Afficher la catégorie la catégorie à laquelle vous désirez ajouter une valeur. Une fois votre catégorie affichée, cliquer sur le bouton Ajouter valeur autorisée pour <nom de votre catégorie>.

Vous devrez alors entrer un code unique représentant la valeur utilisée dans le champ Valeur autorisée ainsi que deux descriptions, une pour l’intranet et l’autre pour le catalogue (OPAC).

Pour reprendre notre exemple, pour ajouter la deuxième année à nos niveaux, vous entrerez l’information qui suit :

 

Valeur autorisée : 002

Description : 2e année

Description (OPAC) : 2e année

 

Vous verrez que votre catégorie NIVEAUX contient maintenant deux valeurs autorisées.

valeurauto3

1.3 Suppression d’une valeur autorisée

Pour détruire une valeur autorisée, il suffit de cliquer sur l’hyperlien Supprimer de la ligne correspondante.

À l’exception des catégories par défaut, une catégorie de valeurs autorisées est automatiquement supprimée lorsque sa dernière valeur est supprimée.

Les catégories par défaut ne peuvent pas être supprimées.

ATTENTION, Supprimer une valeur autorisée qui est utilisée dans des exemplaires ou des grilles peuvent nuirent à l'affchage des notices. Il faut s'arrurer avant de supprimer qu'aucune notice ou exemplaire utilise cette valeur autorisée

1.4 Modification d’une valeur autorisée

Si vous modifiez le contenu du champ Valeur autorisée, les données des exemplaires et/ou notices rattachées à cette valeur ne seront pas mises à jour. Si vous voulez modifiez une valeur autorisée, il vaut mieux modifier la description et la description(OPAC) pour voir les changements s’effectuer dans les notices et/ou les exemplaires.

2. Catégories par défaut

 

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Il existe quelques catégories de valeurs autorisées qui sont créées automatiquement lors de l’installation de Koha.

  • Asort1 et Asort2

Valeurs utilisées pour les champs Critère 1 et Critère 2 dans le module Acquisitions. Le A de Asort1 représente Acquisition.

  • Bsort1 et Bsort 2

Valeurs utilisées pour les champs Critère 1 et Critère 2 lors de la saisie d’un usager dans le module Usagers. Le B de Bsort1 signifie Borrower, terme anglais qui est l’équivalent d’un usager.

  • BOR_NOTES

Liste les valeurs autorisées pour les  messages pré-définis inscrit dans le dossier de l’usager

  • CCODE

Valeur autorisée pour des codes de collections (filtre en recherche avancée dans les exemplaires)

  • DAMAGED

Liste les valeurs autorisées pour définir un exemplaire endommagé.

  • DEPARTMENT

Liste les départements pour la réserve de cours. Un département est au moins obligatoire pour créer les cours dans la réserve de cours.

  • ITEMTYPECAT

Liste les groupes de type de document

  • LOC

Permet de définir les localisations de l’exemplaire (952$c)

  • LOST

Permet de définir le statut Perdu d’un exemplaire (952$1). Les valeurs autorisées pour cette catégorie doivent être numérique.

  • MANUAL_INV

Permet de définir des valeurs pour les factures manuelles. La valeur autorisée sera inscrite dans le champ description de l’amende et la description de la valeur autorisée sera inscrite pour le montant de l’amende.

  • NOT_LOAN

Permet de définir les raisons pour lesquels un exemplaire précis est exclu du prêt. (952$7)

  • ORDER_CANCELLATION_REASON

Liste les raisons d’annulation d’une commande

  • REPORT_GROUP

Permet de catégoriser les rapports SQL.

  • REPORT_SUBGROUP

Permet de créer des sous-groupes pour les catégories des rapports SQL

  • RESTRICTED

Permet de définir des statuts restrictifs pour les documents (952$5)

  • SUGGEST

Permet de prédéfinir des réponses à l’acceptation ou au refus des suggestions d’achat des usagers.

  • SUGGEST_STATUS

Liste les statuts supplémentaires qui peuvent être ajouté pour définir un statut aux suggestions

  • TERM

Liste des sessions pour la réserve de cours

  • WITHDRAWN

Permet de définir un statut d’élagage d’un exemplaire (952$0)

  • YES_NO

C’est une valeur autorisée générique pour avoir un choix Oui/Non

 

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Marjorie Barry-Vila

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