Ce sujet a 8 réponses, 5 participants et a été mis à jour par  Marjorie Barry-Vila, il y a 1 an et 11 mois.

9 sujets de 1 à 9 (sur un total de 9)

  • Auteur
  • #12617

    Bonjour à toutes et à tous!

    Je viens de prendre les tâches reliées aux acquisitions et j’ai une question pour vous sur votre chaîne de travail ou plutôt sur la façon dont vous gérez les commandes et les demandes d’achats. De notre côté, nous avons l’habitude de faire imprimer toutes les demandes d’achats et de les classer dans un cartable par ordre alphabétique de titres. De cette façon, nous pouvons inscrire au fil du temps des commentaires pour les réclamations, des notes reçues des fournisseurs, etc. Nous nous débarrassons (au recyclage quand même) de la feuille à la réception du livre et nous n’en gardons pas de copie. Pour les demandes d’achat fait par des enseignantes ou des enseignants, nous lui retournons la feuille dans son casier en lui mentionnant que son livre est arrivé. Nous n’utilisons donc pas les réclamations dans le module d’acquisitions, les notes internes aux fournisseurs et le suivi de commande par Koha.

    Mon message se veut donc une enquête afin de voir s’il y a moyen de travailler différemment afin d’économiser du papier. Voici mes questions:
    – Travaillez-vous avec des bons de commandes «maison» (exporter un panier et publipostage dans Word) ou directement dans Koha?
    – Est-ce que vous conservez une copie papier de la demande d’achat?
    – Pour le développement de collection, conservez-vous une copie papier (par exemple feuille de Memento)?
    – Travaillez-vous de façon complètement numérique?

    Merci!
    Joëlle, Cégep du Vieux Montréal

    #12640

    Bonjour Joëlle,

    Pour chaque livre commandé, j’imprime un formulaire maison de demande d’achats (fichier Excel avec barres déroulantes), qui contient toutes les informations concernant le livre à commander, soit:

    Description de Memento (copier-coller)
    Suggérer par
    Département
    Aviser-Réserver
    Prix
    Quantité
    Type d’exemplaire
    Emplacement
    Budget
    Poste budgétaire
    Commentaires
    Provenance de la notice
    Fournisseur
    Date de la commande
    etc.

    L’avantage est que le formulaire est toujours pareil, et il contient toutes les informations dont j’ai besoin.

    Je fais signer ce formulaire par la bibliothécaire, puis j’effectue la commande. Je conserve les formulaires papier sur mon bureau, classés en ordre de numéros de notices Koha. Sur réception des documents, j’associe la facture et les demandes d’achats correspondantes.

    La facture est numérisée et transmise aux finances. Je conserve la copie papier dans mon classeur, avec les demandes d’achats correspondantes.

    Anne Beaudoin
    Collège de Rosemont

    #12641

    Merci Anne! Est-ce que tu fais tes réclamations dans Koha? Ajoutes-tu des notes aux fournisseurs pour le suivi des commandes où si tu l’inscris à la main sur les feuilles?
    J’aimerais me débarrasser des feuilles de papier alors je réfléchis à tout ça 🙂

    #12642

    Bonjour Joëlle,

    Oui je fais mes réclamations dans Koha. C’est assez facile, en filtrant par fournisseur et par le nombre de jours. Il faut au préalable avoir configuré la notification ACQCLAIM. Dans mon cas, j’ai inscrit ceci dans le courriel envoyé automatiquement aux fournisseurs:

    ATTENTION : Message automatique, il est possible que les accents ne s’affichent pas correctement. Comme il s’agit d’un message automatisé en
    provenance de notre SIGB, veuillez S.V.P. répondre à mon adresse courriel (abeaudoin@crosemont.qc.ca) et non en utilisant la fonction « Répondre ».

    Bonjour,
    Pourriez-vous effectuer le suivi des commandes suivantes :
    <<aqorders.entrydate>> – <<aqorders.biblionumber>> – <<aqorders.title>> – <<aqorders.order_vendornote>>

    Salutations, etc.

    Pour le suivi des commandes, je n’utilise pas vraiment les notes aux fournisseurs et je ne les inscrit pas non plus à la main sur les feuilles. En fait, j’ai un fichier Excel, dans lequel j’ai une feuille de calcul par fournisseur, contenant les commandes en cours (une colonne pour le numéro de notice, une colonne pour le prix, et une colonne pour les notes de disponibilité, comme Disponible, Commande européenne, Commande spéciale, À paraître le…, Livraison prévue dans 2 semaines, etc. selon les indications de Memento ou les informations données par les fournisseurs lors des relances de commandes). J’ai aussi pour chaque fournisseur une colonne No de facture, nombre de livres reçus et montant de la facture. Le tout est reporté dans un tableau statistique récapitulatif que j’ai monté.
    Certains pourraient trouver redondant de faire les paniers et les réceptions dans Koha, et de tenir aussi un fichier Excel à part, mais ce que j’aime de ceci est que je peux balancer entre Koha et Excel. Je suis certaine de ne pas avoir oublié d’entrer des données dans Koha, et ça me donne une certitude pour mon rapport MCC en fin d’année que tout balance (nombre de livres et montant dépensé chez chaque fournisseur). C’est de bâtir le fichier qui a été le plus long, mais ça me prends dans les faits très très peu de temps d’utilisation.
    Dans ce fichier Excel, j’ai également fait une feuille de calcul qui va chercher les montants « en commande » et « facturé » pour chaque fournisseur. Ça me permet de voir le pourcentage dépensé à date chez tel ou tel fournisseur (et aussi par rapport aux années précédentes, car j’y laisse le tableau récapitulatif des années précédentes). Donc ça me permet de voir si je devrais passer ma prochaine commande chez tel ou tel fournisseur, car j’ai moins dépensé chez un et plus chez un autre. C’est donc par souci d’être équitable dans ma répartition de commandes, et ce d’année en année.

    Voilà!

    Bonne journée!

    #12661

    Bonjour Joëlle,

    Et merci de ta question, j’ai hâte de lire ce qui se fait ailleurs…

    Pour les demandes d’achat des enseignants (chaque département obtient une partie du budget de fond de la bibliothèque), il y a un requérant (le prof), signature du coordonnateur puis signature du bibliothécaire. J’imprime cette demande d’achat. Toute demande d’achat se traduit en une réservation au requérant. Mes bons de commande (qui sont aussi signés par le bibliothécaire) sont l’équivalent du panier Koha, en utilisant l’exportation et le publipostage dans Word. Je conserve les demandes d’achat avec les bons de commande (il peut y avoir plus d’une ligne de commande par bon de commande). Ces bons de commande sont ensuite classés par fournisseur, jusqu’à leur réception.

    Lors de la réception, la facture et les bons de commande associés sont envoyés aux finances et la demande d’achat accompagne le livre. Lorsque le livre est prêt, le livre devient disponible et le requérant reçoit un avis de disponibilité par courriel. Si l’usager ne vient pas chercher son document à l’intérieur de 3 jours, le document se retrouve dans les nouveautés et nous jetons la demande d’achat.

    Pour le développement de la collection, nous utilisons beaucoup Memento. Il n’y a alors que le bon de commande qui est imprimé. Puisque les finances nous demandent les bons de commande associés aux factures, il arrive que nous devions photocopier les bons de commande, puisque les fournisseurs envoient les livres, peu importe les bons de commande. Donc sur une facture, on peut avoir plusieurs livres provenant de plusieurs bons de commande.
    Pour les remplacements de livres, nous imprimons la notice Memento et nous indiquons qu’il s’agit d’un remplacement. De cette façon, le livre se retrouvera directement dans la collection générale et non dans les nouveautés. Lors de la réception, la feuille Memento accompagne le livre, jusqu’à la fin de son traitement.

    Nous ne pouvons travailler de façon complètement numérique, car les ressources financières exigent nos bons de commande brochés avec la facture. Puisque ce sont eux qui conservent les factures et les bons de commande, nous terminons l’année avec très peu de papier.

    Je gère les réclamations avec Koha et les notes aux fournisseurs. Les notes m’aident à ne pas réclamer des documents qui n’ont pas à être réclamés. Je sélectionne les documents à être réclamés et je clique sur « réclamer une commande ». Lorsque je reçois des réponses à mes réclamations, je les copie dans la « note au fournisseur ».

    J’espère que le tout t’aide,

    Maryse

    #12675

    Bonjour Maryse,

    Merci pour ta réponse, je trouve aussi très intéressant de voir comment les autres travaillent, soit par curiosité ou par souci de changer certaines choses. Ton commentaire m’a été utile, je crois que nous n’imprimerons plus les feuilles Memento pour le développement de collection, ça sera déjà ça de gagner côté économie de papier. Est-ce que tu classes tes bons de commande papier dans un cartable? Comment fais-tu, à la réception d’un document, pour savoir s’il s’agit d’une commande par demande d’achat ou pour du développement de collection (afin de ne pas chercher une feuille pour rien)?

    Au Vieux Montréal, les finances n’exigent que la facture finale signée par la directrice responsable du budget utilisé, ce qui me permettra peut-être d’y arriver avec mon objectif «moins de papier». Avec ton commentaire et celui d’Anne, je vais maintenant faire les réclamations directement dans Koha, car pour l’instant nous faisions un bon de réclamation à part dans Word.

    Encore merci et bonne journée!

    #12701

    Bonjour Joëlle,
    ici aussi on a essayé de réduire la papier au maximum.
    Ce qu’on imprime, ce sont les formulaires de demande d’achat de documents qui proviennent des départements, signés par le coordonnateur et la SMTE, qui suivent le document de la commande jusqu’à à la livraison au demandeur. Sur ce formulaire on offre la possibilité au demandeur de choisir s’il veut emprunter le document ou l’intégrer directement à la collection. À la fin de la chaîne on conserve les formulaires pendant un an puis on les détruit. Les formulaires sont souvent manuscrits et on n’imprime que ceux qui arrivent par courriel.

    On imprime aussi des paniers Koha avec le publipostage. On fait des paniers koha pour les commandes de départements, adressées exclusivement à notre librairie coopérative. Les autres commandes pour le développement de la collection sont envoyées à deux autres fournisseurs. C’est notre façon de distinguer les commandes « départements » vs les autres. Les formulaires de demandes sont attachés (physiquement) aux paniers de commandes imprimés correspondants.
    Les commandes pour le développement de collection arrivent soit par un panier Memento fait par notre SMTE, ou par soumission d’un fournisseur, et ne sont pas imprimées individuellement. On enregistre les titres dans un panier koha qu’on imprime qu’une fois, pour suivi lors de la réception (cette étape pourrait être optionnelle). Les commandes sont envoyées par courriel aux fournisseurs, avec le panier koha (enregistré en pdf) en pièce jointe.

    Aussi, on fonctionne par bons de commandes ouverts, un par fournisseur. Toutes les factures d’un même fournisseur portent le numéro du BC ouvert qui lui est attribué. On envoie les factures originales aux finances et on se garde une copie (qui peut être numérique). La gestion des bons de commande ouverts se fait avec un fichier Excel, un onglet par fournisseur, dans le quel on consigne les commandes envoyées, reçues et les factures. C’est un peu un double suivi mais notre budget est dépensé jusqu’au dernier sous et on sait exactement en temps réel combien d’argent est disponible. Les bons de commande auxquels sont joints les paniers koha imprimés sont classés dans des chemises, une par fournisseur.

    À la réception, on reçoit dans koha et dans le fichier Excel. On insère les formulaires de demande dans les documents, on ajoute le prix et le code-barre au pavé de l’exemplaire et on change le statut pour En traitement puis on envoie le tout au catalogage.

    C’est à la fin de la chaîne qu’une agente avise par courriel les demandeurs que leurs documents sont prêts.

    On peut faire des réclamations avec le rapport des commandes en retard de koha mais on les envois au fournisseur dans un courriel personnalisé.

    Bonne chance avec tout ça!
    Geneviève

    #12737

    Salut Geneviève,

    On a pas étudié ensemble par hasard? 🙂
    Merci pour ta réponse, elle m’est très utile (puisque tu as réduit le papier au maximum et que c’est mon objectif).

    Je pense que je ferai une compilation des résultats et je pourrais peut-être déposer le fichier sur le forum.

    Encore merci!
    Joëlle

    #12746

    Marjorie Barry-Vila
    Admin bbPress

    Merci à toutes pour vos réponses et merci Joëlle pour la compilation des réponses. Je pourrai le publier dans un article sur le site.

    Marjorie

9 sujets de 1 à 9 (sur un total de 9)

Vous devez être connecté pour répondre à ce sujet.